10 Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang, Referensi Dokumen

Proses pengiriman barang sebenarnya tidak sesederhana yang kita pikirkan. Terdapat sejumlah prosedur yang perlu diikuti untuk dapat mengirimkan barang.

Bagi orang-orang yang bekerja dalam bisnis online, proses pengiriman barang tentunya bukan hal asing . Saat produk dibeli oleh orang dari kota lain, maka penjual harus melakukan pengiriman, biasanya menggunakan jasa pengirim.

Salah satu hal yang wajib dibawa oleh sopir yang mengirimkan barang ialah surat jalan pengiriman barang. Lantas apa itu surat jalan?

Mari simak penjelasan dan contoh surat jalan pengiriman barang berikut.

Apa itu Surat Jalan Pengiriman Barang?

Surat jalan pengiriman barang adalah dokumen resmi yang perlu dibawa oleh sopir yang mengantarkan barang. Berisi informasi mengenai barang yang dikirimkan, dibuat oleh pengirim untuk penerima.

Ini dapat membantu petugas pengiriman untuk memeriksa bahwa barang yang dikirimkan sudah benar. Surat ini termasuk salah satu syarat administrasi perusahaan ketika mengirimkan barang.

Adanya surat jalan terutama sangat penting dalam pengiriman berskala besar sebab surat ini menjadi bukti legalitas barang. Saat terjadi pengecekan muatan selama pengiriman, surat jalan akan memberikan keterangan pada petugas lalu lintas.

Siapa yang Membuat Surat Jalan Pengiriman Barang?

Surat jalan pengiriman barang dibuat oleh pihak pengirim, dapat berupa perorangan maupun perusahaan. Biasanya, diberikan oleh perusahaan ke pelanggan atau ke perusahaan lain.

Bagi sopir yang mengirimkan barang, surat jalan wajib ada karena berfungsi sebagai bukti legalitas. Surat ini juga merupakan bukti tertulis mengenai kesepakatan antara pihak pengirim dan penerima.

Baca juga:

Informasi yang Wajib Tercantum dalam Surat Jalan

Mengingat surat jalan termasuk dokumen resmi, informasi yang tercantum di dalamnya harus mencakup keterangan yang menjelaskan legalitas pengiriman barang.

Informasi yang wajib tercantum dalam surat jalan meliputi:

Nama dan alamat lengkap pengirim, biasanya perusahaan
Nomor surat jalan pengiriman barang, dikeluarkan oleh pengirim
Tempat dan tanggal surat dibuat
Nama dan alamat penerima
Informasi mengenai barang yang dikirimkan, meliputi nama, jumlah, dan harga barang.

Selain informasi tersebut, pada surat jalan biasanya terdapat tanda tangan dari pengirim, penerima, dan vendor. Jika diperlukan, dibubuhkan pula stempel perusahaan pengirim.

Surat jalan juga dapat dilengkapi informasi pengantar barang, nama sopir, dan nomor polisi kendaraan yang digunakan untuk pengiriman.

Fungsi Surat Jalan Pengiriman Barang

1. Sebagai Dokumen Legalitas Muatan

Surat jalan umum menjadi bagian penting dalam administrasi perusahaan ketika melakukan pengiriman. Surat ini berfungsi sebagai dokumen legalitas muatan. Ini menjadi bukti bahwa transaksi dan pengiriman dilakukan dengan benar tanpa melanggar hukum.

Surat jalan juga berfungsi untuk memberikan keterangan mengenai informasi pengirman dan legalitasnya pada petugas yang berwenang. Sehingga akan mempermudah birokrasi di wilayah tertentu.

2. Sebagai Bukti Pengiriman yang Sah

Surat jalan memilik fungsi sebagai bukti pengiriman yang sah. Ini mencatat mengenai transaksi dan pengiriman yang dilakukan berdasarkan persetujuan pengirim dan penerima. Surat ini dapat dimasukkan ke pembuku akutansi sebagai bukti.

3. Untuk Klaim Asuransi

Fungsi surat jalan yang selanjutnya adalah sebagai asuransi mengenai barang yang dikirimkan. Jika terjadi kerusakan atau kehilangan selama proses pengiriman, maka pihak pengirim dapat menuntut tanggung jawab dari penyedia jasa pengiriman.

Lembar Surat Jalan

Umumnya, surat jalan pengiriman barang terdiri dari beberapa lembar dokumen. Berikut informasinya:

1. Lembar Warna Putih

Salah satu dari rangkap utama dalam surat jalan berupa lembar warna putih. Lembar ini merupakan invoice atau dokumen penagihan yang harus dikembalikan ke pihak pengirim.

Lembar putih ini biasanya dibawa oleh sopir pengiriman. Dapat digunakan untuk penagihan jika biaya pengiriman belum lunas.

2. Lembar Warna Merah

Ini merupakan rangkap utama kedua dalam surat jalan. Lembaran ini nantinya diberikan pada penerima dan berfungsi sebagai tanda pemesanan barang.

Lembar ini juga dapat menjadi bukti bahwa barang telah diantarkan dan diterima dalam kondisi baik. Selain itu, lembar ini bisa digunakan untuk penagihan pada penerima jika pembayaran barang belum lunas.

3. Lembar Ketiga dan Keempat

Lembar ketiga dan keempat dalam surat jalan berupa catatan laporan transaksi. Kedua lembar ini biasanya memiliki warna kuning dan hijau.

Lembar ini akan diberikan kepada supervisor atau karyawan yang menyampaikan perintah. Fungsi lembar ini adalah sebagai arsip untuk disimpan di catatan keuangan pihak pengirim.

Baca juga:

Perbedaan Surat Jalan dan Delivery Order

Selain surat jalan, ada dokumen lain yang harus dibawa selama pengiriman, yaitu delivery order. Kedua dokumen ini sesungguhnya berbeda, meski begitu masih banyak yang mengira bahwa keduanya sama.

Delivery order adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat penyerahan barang. Delivery order berisi kesepakatan antara pihak pengirim dan penerima sebagai penjual dan pembeli.

Dokumen ini tidak wajib dibawa oleh sopir pengiriman atau kurir. Namun, delivery order harus diberikan ke bagian gudang perusahaan sebagai syarat administrasi.

Sebagaimana surat jalan, delivery order juga terdiri dari beberapa lembar, yaitu:

Lembar warna putih: merupakan lembar pertama delivery order yang berfungsi sebagai bukti transaksi jual beli. Lembar ini dapat digunakan untuk kebutuhan penagihan.
Lembar warna merah: untuk dijadikan arsip bagi penerima barang. Nantinya, lembar ini dapat digunakan sebagai patokan untuk menjual barang kepada pembeli.
Lembar warna kuning: lembar ini dijadikan sebagai arsip untuk pihak penjual yang mengeluarkan delivery order.

Jadi, demikianlah penjelasan mengenai delivery order. Dokumen ini memang mirip dengan surat jalan pengiriman barang, namun memiliki fungsi yang berbeda.

Fungsi utama surat jalan adalah untuk memuat informasi mengenai pengiriman barang, sedangkan delivery order merangkum mengenai transaksi yang dilakukan.

Delivery order diperlukan untuk proses penerimaan pada bagian gudang, sementara surat jalan pengiriman barang digunakan sebagai bukti legalitas pengiriman.

10 Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang

Surat jalan merupakan dokumen yang wajib dibawa ketika melakukan pengiriman barang. Oleh karena itu, pembuatan dan penulisannya perlu diperhatikan dengan baik.

Adanya kesalahan di dalam surat jalan dapat menimbulkan masalah dan mempersulit pengiriman ketika melalui birokrasi atau pemeriksaan oleh pihak yang berwajib.

Surat jalan yang benar harus mencantumkan informasi wajib serta detail barang yang dikirimkan. Untuk lebih jelas lagi, berikut 10 contoh surat jalan pengiriman barang berikut:

Contoh Surat Jalan Pengiriman 1.

Contoh Surat 2.

Surat Jalan 3.

Contoh Surat Jalan Pengiriman 4.

Contoh Surat Jalan Pengiriman 5.

Baca juga:

Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang 6.

Surat Jalan Pengiriman Barang 7.

Surat Jalan Pengiriman 8.

Contoh Surat Jalan Pengiriman 9.

Contoh Surat Jalan Pengiriman 10.

Penutup

Itulah 10 (sepuluh) contoh surat jalan pengiriman barang. Anda dapat memperhatikan format serta informasi yang tercantum di dalamnya.

Mengingat fungsinya yang krusial selama pengiriman barang, maka ada baiknya untuk memastikan kelengkapan informasi yang tepat dalam surat jalan pengiriman barang.

Surat ini dikeluarkan oleh pihak pengirim. Fungsinya sangat penting untuk pihak yang melakukan pengiriman serta penerima.

Oleh karena itu, kelengkapan dan keakuratan surat jalan hendaknya diperhatikan oleh semua pihak yang terlibat dalam transaksi dan pengiriman barang.

10 Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang, Syarat Administrasi Ketika Mengirimkan Barang

Apa itu Surat Jalan Pengiriman Barang?

Siapa yang Membuat Surat Jalan Pengiriman Barang?

Informasi yang Wajib Tercantum dalam Surat Jalan